Dicas práticas para realizar a Assembleia da sua Cooperativa
Realizar a assembleia da sua cooperativa pode parecer complexo, mas com um planejamento adequado, o processo se torna mais simples e transparente. Pensando nisso, preparamos um guia prático com 6 passos essenciais para te ajudar a conduzir esse momento importante com segurança e eficiência.
1. Defina o tipo de Assembleia:
Antes de tudo, é crucial definir qual tipo de assembleia será realizada:
- AGO (Assembleia Geral Ordinária): Ocorre periodicamente (anualmente, por exemplo) para tratar de assuntos rotineiros como prestação de contas, demonstrações financeiras e definição do plano de trabalho. No ramo de crédito, deve ser realizada até o 4º mês do ano; nos demais ramos, até o 3º mês após o término do exercício.
- AGE (Assembleia Geral Extraordinária): Convocada sempre que necessário para deliberar sobre assuntos urgentes ou específicos que não podem esperar a AGO.
2. Antes da Convocação – Prepare o terreno:
O Conselho de Administração tem um papel fundamental nesta etapa. Ele define data, horário, local e a pauta da assembleia (ordem do dia). Além disso, analisa o balanço patrimonial, as demonstrações contábeis, o relatório da auditoria, verifica os procedimentos eleitorais (se aplicável), elabora o relatório de gestão e define a proposta para destinação das sobras, valor dos honorários, cédula de presença e plano de trabalho. O Conselho Fiscal também participa, analisando a prestação de contas e emitindo o seu parecer.
3. Convocação – Informe seus cooperados:
Com tudo pronto, é hora de convocar os cooperados. A Lei 5.764/71 estabelece regras importantes para garantir que todos sejam devidamente informados. A convocação deve ser feita com antecedência mínima de 10 dias (confira o prazo exato no Estatuto Social da sua cooperativa) e divulgada em três locais diferentes. Mantenha um intervalo de 1 hora entre as convocações e lembre-se de enviar o edital para análise do Sistema OCESC. [Acesse aqui um modelo de edital de convocação](LINK PARA MODELO DE EDITAL).
4. Quórum de Instalação – Garantindo a validade:
Para que a assembleia seja válida, é necessário atingir o quórum de instalação. Na primeira convocação, é preciso a presença de 2/3 dos cooperados aptos a votar. Na segunda, metade mais um. Já na terceira, o mínimo é de 10 cooperados aptos.
5. Desenvolvimento – Conduzindo os trabalhos:
Com o quórum atingido, a assembleia pode ser iniciada. Os trabalhos devem seguir a seguinte ordem: verificação e anúncio do quórum, leitura do edital, apresentação, discussão e votação dos itens da pauta, e por fim, contagem e registro dos votos. Importante: pessoas impedidas não podem conduzir a votação da prestação de contas (verifique o Estatuto Social para mais detalhes).
6. Ata – Registrando as decisões:
Após a assembleia, é fundamental registrar todas as decisões em ata. Confira no Estatuto Social quem deve assinar o documento, envie-o para análise do Sistema OCESC e registre-o na Junta Comercial. [Acesse aqui um modelo de Ata de AGO](LINK PARA MODELO DE ATA DE AGO) e [modelos de Ata de reuniões do Conselho de Administração](LINK PARA MODELO DE ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO).
A Godois Contabilidade está à disposição para auxiliar sua cooperativa em todas as etapas desse processo. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!